Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Денежные затраты, связанные с проживанием в отеле или гостинице, составляют существенную часть общих командировочных расходов сотрудника. Однако любой человек, который отправляется в служебную поездку, должен знать, как важно сохранять гостиничные чеки и прочие документы, которые могут подтвердить его официальные расходы. Ведь только в таком случае бухгалтерия сможет их компенсировать, полностью возместив денежные затраты специалиста.

Правильное оформление чека – залог компенсации затрат

В случае утраты таких документов, каждый желающий получить гостиничные чеки на сайте checkshotelss.ru, причем в любое время. Это очень удобно и практично, поскольку дает гарантию того, что понесенные расходы будут полностью компенсированы. Любой гостиничный чек должен быть оформлен правильно и содержать следующие данные:

• реквизиты отеля или гостиницы;
• полное наименование документа;
• стоимость с расшифровкой, за что была взята оплата;
• номер бланка, а также дата его заполнения и оформления;
• ФИО гостя, а также указание срока прибытия и отбытия;
• подпись руководителя и мокрая печать.

По возвращении из официальной поездки специалист должен предоставить в бухгалтерию подтверждающие документы, сделав это в течение 3х рабочих дней. К счету из гостиницы обязательно прикладывается кассовый чек, поскольку без него пакет документов будет неполным, что может вызывать трудности у бухгалтера с зачислением. Это документ строгой отчетности, который обычно выдается при помощи контрольно-кассового аппарата (ККА), зарегистрированного в налоговом органе.

Что касается банка и формы, то они могут быть утверждены руководством отеля самостоятельно, поскольку относятся к вторичной документации. При выборе подходящего отеля, желательно уточнить, какие именно документы выдает гостиница. В бухгалтерии своей фирмы также следует выяснить насчет того, будет ли счет гостиницы считаться бланком строгой отчетности. Это позволит избежать недоразумений и сложностей с компенсационными выплатами.

Особенности оплаты услуг отеля

Забронировать номер в гостинице можно заблаговременно, как обычно и поступает командированное лицо. Снимая номер, важно узнать, будут ли включены в общий счет такие расходы, как питание, телефонные разговоры, уборка в номер, прачечная и прочие. Это имеет немаловажное значение, поскольку чтобы бухгалтерия смогла компенсировать затраты, данные расходы, они также должны подтверждаться документами.

Собираюсь заселяться в отель, лучше всего сразу сообщить администратору о том, что пребывание происходит в рамках командировки. В таком случае отель может выдать расширенный пакет документов, куда относятся такие бумаги:

• акт об официальном проживании;
• копии ИНН и ОГРН гостиницы;
• кассовый чек;
• официальный счет;

Если произошла утрата гостиничного чека, то обычно гостиница может выдать его дубликат, для чего требуется просто обратиться к администратору. Единственное, если командировка была в другом городе, человеку придется заново ехать туда, что далеко не всегда удобно и влечет за собой дополнительные финансовые затраты.

Выводы

Если документы, предоставленные в бухгалтерию компании, оформлены правильно и в точном соответствии с требованиями трудового законодательства, то никаких проблем с компенсацией не возникает. Денежные средства могут быть зачислены как отдельным платежом, так и вместе с ближайшей заработной платой или авансовым платежом, в зависимости от формы расчета и внутренней схемы оплаты.